Apostille: che cos'è, chi la rilascia in Italia e quando non serve

L'apostille è un certificato che attesta l'autenticità della firma apposta su un atto pubblico, la qualità in cui ha agito chi l'ha firmato e, se del caso, l'identità del timbro o del sigillo che l'atto reca. È previsto dalla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 e, fra gli Stati che vi aderiscono, sostituisce la legalizzazione: un solo passaggio nel Paese di origine al posto della doppia autenticazione consolare.

Si scrive apostille, dal francese, ed è la forma usata nei testi ufficiali italiani; la variante apostilla circola per assimilazione dallo spagnolo, ma indica lo stesso certificato. In pratica prende la forma di un timbro o di un modulo quadrato allegato al documento, compilato secondo il modello annesso alla Convenzione.

È essenziale capire il perimetro. L'apostille riguarda la firma, non il contenuto. Come precisano le Prefetture, né la legalizzazione né l'apostille attestano in alcun modo l'autenticità del contenuto del documento: certificano che chi ha firmato era chi dice di essere e aveva il potere di firmare. Un certificato apostillato che contenga un'informazione errata resta un certificato errato, semplicemente con una firma verificata.

La competenza è divisa, e sceglierne una sbagliata significa perdere un viaggio. Il criterio è la natura dell'atto e la qualifica di chi lo ha firmato:

Da qui discende il punto che riguarda direttamente le traduzioni. Una traduzione giurata si apostilla presso la Procura della Repubblica, non presso la Prefettura: l'apostille non si appone sulla traduzione in quanto tale, ma sulla firma del funzionario di cancelleria che ha ricevuto il giuramento, e gli atti firmati dai funzionari di cancelleria sono di competenza della Procura. Se la traduzione è stata asseverata davanti a un notaio, la competenza resta della Procura per la stessa ragione.

Due limiti ulteriori, indicati dalle Prefetture, evitano viaggi inutili: non è possibile legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale — per esempio un fax o la stampa di un'e-mail — e la normativa attuale non consente di legalizzare documenti firmati digitalmente.

È la domanda che genera più errori, e non ha una risposta unica perché dipende dall'autorità di destinazione. Le combinazioni ricorrenti sono tre.

Apostille solo sull'originale. L'autorità estera vuole verificare la firma di chi ha emesso l'atto e accetta una traduzione prodotta nel proprio Paese. Qui l'apostille va chiesta nel Paese di origine del documento, prima della traduzione.

Apostille solo sul verbale di giuramento. L'autorità vuole la garanzia sulla catena italiana: traduzione giurata e apostille sulla firma del cancelliere. Riguarda la traduzione, non l'atto originale.

Apostille su entrambi. È la richiesta più frequente per titoli di studio e atti destinati a procedure di riconoscimento. In questo caso l'ordine conta: prima l'apostille sull'originale, poi la traduzione — che deve comprendere anche il testo dell'apostille — poi il giuramento, poi l'apostille sul verbale.

Un'ultima nota sul caso più cercato, l'apostille su un certificato di nascita. Se il certificato è italiano e deve essere presentato in un altro Stato membro dell'Unione, il Regolamento 2016/1191 lo esenta e conviene chiedere all'ufficio di stato civile il modulo standard multilingue. Se la destinazione è un Paese extra-UE aderente alla Convenzione dell'Aja, il certificato è un atto amministrativo e l'apostille si chiede in Prefettura. Se la destinazione non aderisce, si passa alla legalizzazione.

• HCCH — Convenzione del 5 ottobre 1961, testo integrale: definizione di atto pubblico e esclusioni dell'articolo 1, contenuto del certificato all'articolo 5.
• HCCH — Stato delle adesioni alla Convenzione Apostille: 130 Parti contraenti; Italia, firma 15-XII-1961, ratifica 13-XII-1977, entrata in vigore 11-II-1978.
• HCCH — Apostille Section e programma e-APP.
• Legge 20 dicembre 1966, n. 1253 — Normattiva: ratifica ed esecuzione della Convenzione.
• Prefettura – Ufficio territoriale del Governo di Arezzo, Legalizzazione documenti: definizione di legalizzazione, competenza della Procura per atti notarili e giudiziari, esclusione di documenti non firmati in originale e firmati digitalmente.
• Regolamento (UE) 2016/1191: articoli 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8 e 27, testo consultato tramite il Cellar dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea.
• Portale europeo della giustizia elettronica — Documenti pubblici: applicazione dal 16 febbraio 2019 e moduli standard multilingue.
• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 33 — Normattiva.

Nota metodologica. Questa guida ha finalità informative e non costituisce consulenza legale. Il numero delle Parti contraenti della Convenzione e l'ambito delle esenzioni cambiano nel tempo: l'elenco aggiornato va verificato sul sito della Conferenza dell'Aja. Le competenze e le modalità operative dei singoli uffici di Prefettura e Procura sono stabilite dagli uffici stessi e vanno confermate prima di presentare una pratica.

Ultima revisione: 14 agosto 2026.